5 enkle trinn for å skrive en eksamen, svare på oppgaver, tilbud og anbud.

Når du skal skrive svar på en oppgave, eksamen, et tilbud eller et anbud så er det fem enkle trinn du bør bruke for å gjøre besvarelsen bedre.

Disse gjelder om du skal svare på oppgaver på skole eller universitet. Disse gjelder om du skal sende et tilbud til en kunde eller skrive et anbud.

Så la oss holde ting enkelt og kort. Her er fem trinn for å skrive et godt svar på spørsmål:

1. Svar på spørsmålet først!

Du tenker sikkert at dette er helt åpenlyst, men det er det ikke. Det svært mange som skriver masse før de faktisk svarer på det som det spørres etter.

Skriv svaret i første setningen.

Skriv helst svaret på spørsmålet på oppgaven eller eksamen, spørsmålet i anbudet eller det kunden ønsker svar på i første setningen din.

Dersom det ikke er mulig å svare på spørsmålet i første setning så skriv i det minste svaret i et eget avsnitt slik at det kommer tydelig fram. Ikke gjem svaret ditt mitt i ett langt avsnitt. Må du skrive noe før du svarer så begynn neste avsnitt med svaret ditt.

Husk at en lærer eller eksaminator skal gjennomgå mange besvarelser, kanskje over hundre. En potensiell kunde har kanskje titals tilbud. En offentlig organisasjon som har ute et anbud får mange tilbud som til sammen blir mange tusen sider. Så ikke tving de til å lete etter svaret!

Så vær sikker på at den som leser besvarelsen din får med seg at du har svart på spørsmålet. Ikke gjem svaret ditt i en lang tekst.

Så enkelt kan du svare på et spørsmål!

Her kommer noen eksempler:

Spørsmål: Kan din bedrift levere Produkt A?

Riktig måte å svare på: Ja, vår bedrift kan levere Produkt A. Vi har mange tusen kunder og flere hundre fra din bransje. Vår lange erfaring gjør at vi føler oss trygge på å levere slik at du blir en av våre fornøyde kunder.

Feil måte å svare på: Vi har mange tusen kunder og flere hundre fra din bransje. Vår lange erfaring gjør at vi føler oss trygge på å levere slik at du blir en av våre fornøyde kunder som vi tidligere har levert A Produkt til.

Spørsmål: Når levde Mozart?

Riktig måte å svare på: Mozart levde fra 1756 til 1791. (du må gjerne komme med mer informasjon etter du har besvart spørsmålet.)

Feil måte å svare på: Mozart var en klassisk komponist, fiolinist og pianist som levde i Østerrike. Mozart regnes som en av wienerklassismens fremste representanter. Han ble født i Salzburg i Østerrike i 1756. Allerede som fireåring ble han ansett som å være et vidunderbarn. Noe av det som kjennetegner hans stil er at ved help av enkle toner og melodier komponerte musikk som blir regnet som noe av det beste i verden flere hundreår etterpå. Blant hans mest kjente verk er String Quartet in C major, K. 465 som han ga ut i 1785. Han levde fram til 1791 da han døde i Wien.

2. Skriv strukturert, enkelt og ryddig.

Skriv korte setninger og korte avsnitt.

Skriv et lettlest språk med korte setninger. Skriv også korte avsnitt. Er du i tvil om du skal ha et eget avsnitt så skriver du et eget avsnitt. De fleste tilbud, anbud og besvarelser blir lest på en skjerm. Da er det vanskelig for den som leser å holde tråden i lange avsnitt.

Punktum er din venn. Bruk den.

Bruk kulepunkter i stedet for oppramsinger.

Bruk kulepunkter i stedet for oppramsinger i teksten. Fordelen med kulepunkter er:

  • Gir oppmerksomhet til viktig informasjon.
  • Gjør dokumentet og teksten enklere å lese.
  • Kommuniserer mer effektivt.

Her er samme teksten uten kulepunkter: Gir oppmerksomhet til viktig informasjon. Gjør dokumentet og teksten enklere å lese. Kommuniserer mer effektivt.

Som du ser så er det enklere å lese kulepunkter framfor oppramsinger i en tekst.

Bruk beskrivende overskrifter som gjør at leseren forstår hovedpoenget ditt uten å lese teksten.

Ikke vær redd for å skrive litt lange overskrifter. Vi vet at det kun er 1 av 5 som leser en hel tekst på en nettside eller en nettavis. Resten skummer og leser overskrifter. Så bruk mye tid på å lage gode beskrivende overskrifter slik at teksten din blir enklere å lese.

En som leser en besvarelse eller et tilbud/andbud vil hundre prosent sikkert bruke mindre tid på teksten enn deg. Så skriv tydelig!

Bruk også overskrifter og underoverskrifter til å dele opp teksten din slik at den blir enklere å lese. Del teksten opp i overskrifter, kapitler, underkapitler, tekst og kulepunkter. Slik blir den enklere å lese.

3. Skriv vanlig norsk – rydd opp i språket ditt.

Kutt ut fyllord.

Skriver du veldig muntlig og bruker masse fyllord ? Fyllord er naturlig i tale. Det er ikke like naturlig i skriftspråk. Fyllord er ord som ikke gir teksten noe mer mening. Eksempler er:

  • På en måte.
  • Dersom att.
  • Liksom.
  • Kan man si at.
  • Litt.

Det finnes flere eksempler også. Gå gjennom teksten din og kutt ut unødvendige ord og setninger. Det gis ikke ekstrapoeng for å skrive langt og mye.

Beklager det lange brevet. Jeg hadde ikke tid til å skrive kortere.

Mark Twain – amerikansk forfatter.

Jeg elsker dette sitatet fra Mark Twain. Det sier alt. Det er mye vanskeligere å skrive kort og poengtert enn å skrive langt.

Les teksten høyt for deg selv.

Les svaret ditt høyt for deg selv. Høres det bra ut? Sitter du en plass der du ikke kan lese høyt. Les høyt inni deg. Lytt til din egen tekst. Flyter det bra eller er det ord og setninger som får deg til å stoppe opp? Skriv om teksten til den flyter bra når du leser den høyt.

Les den høyt for noen andre eller få noen andre til å lese teksten din. Det er lett å se seg blind på sitt eget. Ting du tar for gitt at andre forstår er ikke alltid det. Få tilbakemeldinger på teksten din fra andre er noe av det mest verdifulle når du skriver en tekst.

Kutt ut faguttrykk og fremmedord.

Flyter språket ditt bra? Bruker du ord, setninger eller faguttrykk som det er mulig mottakeren ikke forstår? Det er greit å bruke faguttrykk, forkortelser og lignende som du antar at leseren forstår. I alle bransjer er det forkortelser og faguttrykk som er vanlige og alle forstår, men det er også ord, utrykk og forkortelser som det kun er du og din bedrift eller din bransje som bruker. Så sørg for å skrive slik at du er sikker på at mottakeren forstår hva du mener.

Fremmedord er også som regel en uting. Bruk vanlige norske ord dersom disse beskriver like bra som et fremmedord.

4. Se for deg personen du skal skrive til.

I mitt fag, digital markedsføring, snakker vi mye om Personas. Enkelt forklart er det hvem du skriver til. Hvem er det som skal lese teksten din? Er det en lærer, en sensor, en potensiell kunde eller en profesjonell innkjøper?

Tenk at du skriver direkte til denne personen. Her er noen punkter du bør tenke på:

  • Hva er denne personen opptatt av?
  • Hva er denne personen interessert i?
  • Hvor mye kan denne personen fra før?

Tenkt deg gjerne at du skriver et personlig brev til denne personen. Teksten din bør speile hvem mottakeren er. Det er forskjell på å skrive en tekst ment for en nybegynner og en som er profesjonell.

Så kjenn ditt publikum. Det er de du skal kommunisere med. Ditt publikum er ikke alle. Det er en person. Det trenger ikke å være en reell person, men kan være sensor eller økonomisjefen i et mindre norsk selskap.

5. Ikke skriv masse selvfølgeligheter og vær kjedelig.

Dette henger sammen for skriver du masse selvfølgeligheter så blir teksten for kjedelig for leseren. Det er en regel som gjelder uansett hvilken tekst du skriver. Kommer du med masse selvfølgeligheter blir teksten kjedelig også for en fagperson som leser en fagartikkel.

Her er det en balansegang mellom å skrive nok forklaring for den som trenger mer informasjon og den som er fagperson. Så kjenn ditt publikum. Se punkt 4. Hvem er det du skriver til?

Eksempel på selvfølgeligheter er:

I dagens samfunn blir digitalisering bare viktigere og viktigere. Digitaliseringen sprer om seg i rasende fart og utfordrer stadig flere tradisjonelle bransjer. Den er kanskje kommet til din bransje eller så kommer den og da må du være klar til å håndtere de utfordringer og snu de til muligheter for deg….”

Jeg sovnet nesten når jeg skrev dette. Så kjedelig var det.

Det er som å skrive at: “Om vinteren er det kaldere enn om sommeren. Høsten og våren er liksom litt i mellom. Da kan det både være veldig varmt og veldig kaldt.”

Alle vet dette nå. Det er ikke noe nytt, interessant eller spennende. Det er bare kjedelig og uinteressant.

Din oppgave er å vekke interesse hos leseren enten det er en lærer, sensor eller potensiell kunde.

Selvskryt uten betydning for kunden havner også under kategorien kjedelig. Så alt som handler om deg og ditt bør du kutte ut. Folk er mest opptatt av seg selv og sitt.

Du kan gjerne skryte av deg selv, men da må du linke det til betydningen for kunden. Eksempelvis: “Vi er kåret til best i test. Det betyr at du kan være trygg på at vi leverer den beste kvaliteten i bransjen. “

Oppsummering og hva du gjør nå.

Så her var 5 enkle trinn for å besvare en oppgave, eksamen, tilbud eller et anbud.

  • Svar på spørsmålet først.
  • Skriv strukturert enkelt og ryddig. Bruk overskrifter, kulepunkter og avsnitt til å dele opp teksten din.
  • Skriv norsk. Kutt ut forkortelser, faguttrykk og fyllord.
  • Se for deg personen du skal skrive til. Hvem er dette? Hva kan denne personen? Hva er de interessert i?
  • Ikke vær kjedelig og/eller skriv masse selvfølgeligheter.

Det du bør gjøre nå er å gå gjennom tekst du allerede har på dine nettsider, oppgaver eller alle andre plasser du har tekst.

Når du skriver ny tekst så sjekk denne listen før du publiserer eller sender teksten.


Kjetil Korsveien – Faglærer i Digital Markedsføring på Noroff, Mastergrad i Markedsføring fra BI, og lederutdanning fra Forsvaret.

Legg igjen en kommentar

Share this ArticleLike this article? Email it to a friend!

Email sent!